Personalamt behindert den städtischen Jahresabschluß für 2018

Bewertung von
Claus Jotzo

Die Fehlleistungen des städtischen Personalamtes waren in den Vorjahren schon mehrfach Gegenstand der Beratungen in den Gremien der Kommunalpolitiker. Im vergangenen Sommer war Amtsleiterin Isabelle Merker nicht in der Lage die Überlastungsanzeige vom Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) des Jugendamtes abzuwenden. Nach deren Eingang mußte Bürgermeister Wolfgang Heinrich eingreifen, um die Probleme zu lösen. In den Sitzungen des Haupt- und Personalausschusses standen Beförderungen mehrfach rückwirkend auf der Tagesordnung.

Inkompetenz

Weil Merker und ihr Team es nicht schaffen, rechtzeitig Vorlagen auf den Weg zu bringen. Die Anfang Juni 2020 vom Jugendhilfeausschuß beschlossene Ausschreibung der Amtsleiterstelle schleppt sich seit Monaten ergebnislos hin. Die 2018 samt sechsstelligen Kosten zur “kurzfristigen” Realisierung beschlossene elektronische Arbeitszeiterfassung wird auch 2020 nicht eingeführt. Aktuell wartet die CDU-Stadtratsfraktion noch immer auf den Stellenplan für 2021. Derartige Inkompetenz hätte in der Privatwirtschaft längst zu personellen Veränderungen geführt.

Vermerk vom 12. November 2020

Bei der von Dr. Heike Kaster-Meurer geführten Stadtverwaltung, die immerhin über 1.000 Menschen beschäftigt, schleppt man sich mangels Motivation und Arbeitsergebniskontrolle von Tag zu Tag einfach weiter. Was sich immer wieder sehr negativ auch auf andere, leistungswillige Verwaltungsteile auswirkt. Das belegt ein Vermerk, den Bürgermeister Wolfgang Heinrich am 12. November 2020 durch die Hände der Oberbürgermeisterin der Personalabteilung vorlegte. Darin legt der Bürgermeister offen, dass die Personalabteilung mit ihrer Untätigkeit den städtischen Jahresabschluß für 2018 behindert.

“Befinden uns in einem rechtswidrigen Zustand”

Gemäß Heinrichs Verfügung war u.a. die Urlaubs- und Überstunden­rückstellungen für das Jahr 2018 bis zum 1. April 2019 dem Kämmereiamt zuzuleiten. Dies ist schon deshalb erforderlich, weil die haushaltsrechtlichen Vorschriften verlangen, dass die Jahresabschlüsse innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres aufzustellen sind. Also für 2018 bis zum 30. Juni 2019. Diese Frist ist nun schon um 17 Monate überschritten. Was den Bürgermeister zu der Feststellung führt: “Wir befinden uns seit Einfüh­rung der Doppik in einem rechtswidrigen Zustand, der schnellstmöglich abzustellen ist”.

“Mangelhafte Zuarbeiten”

Wolfgang Heinrich hat auch eine sehr konkrete Vorstellung, wo die Ursache dafür zu suchen ist: nämlich in “mangelhaften Zuarbeiten zu den Jahresabschlüssen aus Teilen der Verwaltung”. Und dann geht der Bürgermeister ans Eingemachte: “Die Urlaubs- und Überstundenrückstellungen für das Haushaltsjahr 2017 wurden im September 2019 final vom Rechnungsprüfungsamt geprüft. D.h., seit mittlerweile über einem Jahr „arbeitet“ die Personalabteilung an den Rückstellungen für 2018”. Heinrichs Bewertung fällt eindeutig aus:

“Untragbarer Zustand”

“Ich finde, das ist ein untragbarer Zustand”. Und er fordert Isabelle Merker unmißverständlich auf, “die prüffähigen Urlaubs- und Überstundenrückstellungen für das Haushaltsjahr 2018 bis zum 4.12.2020 dem RPA zuzuleiten”. Wie intransparent und wenig kooperativ Personalamt und die dafür persönlich verantwortliche Oberbürgermeisterin gegenüber den ehrenamtlichen Kommunalpolitikern mit all diesen Informationen umgehen, können Aussenstehende schon an einem einzigen Detail erkennen: über all diese Fakten – und die ggf vom Personalamt dazu zusammengestoppelten Erklärungsversuche und Entschuldigungen, wurde nicht ein einziges Mal im Haupt- und Personalausschuß umfassend informiert.

Der Vermerk des Bürgermeisters im Wortlaut:

“Dezernat II, 12.11.2020, Abt 102 d.d.Hd. *der Oberbürgermeisterin Dr. Kaster-Meurer
nachrichtlich: Amt 14

Jahresabschluss 2018
hier: Urlaubs-und Überstundenrückstellungen

Ich wurde durch das Kämmereiamt darüber informiert, dass trotz zahlreicher Erinnerungen die Ur­laubs-und Überstundenrückstellungen für das Haushaltsjahr 2018 immer noch nicht vorliegen und die fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses bis zum 31.12.2020 daher gefährdet ist. Gemäß meinen jährlichen Verfügungen zum Jahresabschluss sind u.a. die Urlaubs- und Überstunden­rückstellungen bis zum 01.04. des Folgejahres dem Kämmereiamt zuzuleiten. So auch geschehen in meiner Verfügung zum Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2018 vom 29.10.2018.

Ich erinnere daran, dass grundsätzlich die Jahresabschlüsse gemäß § 108 Absatz 4 GemO innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres aufzustellen sind. Wir befinden uns seit Einfüh­rung der Doppik in einem rechtswidrigen Zustand, der schnellstmöglich abzustellen ist. Hier sehe ich als Hauptursache die mangelhaften Zuarbeiten zu den Jahresabschlüssen aus Teilen der Verwaltung, die immer wieder zu Verzögerungen führen.

Die Urlaubs- und Überstundenrückstellungen für das Haushaltsjahr 2017 wurden im September 2019 final vom RPA geprüft. D.h., seit mittlerweile über einem Jahr „arbeitet“ die Personalabteilung an den Rückstellungen für 2018. Ich finde, das ist ein untragbarer Zustand. Ich fordere daher die Personalabteilung auf, die prüffähigen Urlaubs- und Überstundenrückstellungen für das Haushaltsjahr 2018 bis zum 04.12.2020 dem RPA zuzuleiten. In Vertretung Heinrich (Bürgermeister)”

*: d.d.Hd. bedeutet: durch die Hände. Damit wird bürokratisch zu 100% sichergestellt, dass die Personen, durch deren Hände Dritte informiert werden, mindestens im Rechtssinne auch persönlich vom Inhalt der Schreiben Kenntnis nehmen müssen, sich also später nicht auf Nichtwissen berufen können.