Die Bestimmung in der Geschäftsordnung des Stadtrates ist ganz eindeutig. Demnach muss das Protokoll einer städtischen Gremiensitzung spätestens einen Monat danach vorliegen. Denn laut § 26 Absatz 4 ist eine Niederschrift, so die Bezeichnung eines Protokolls im Amtsdeutsch, den Rats- bzw Ausschussmitgliedern innerhalb dieser Frist zuzustellen. Kontrolliert wird die Einhaltung dieser Vorschrift leider weder von den ehrenamtlichen Mandatsträger*Innen noch von der hauptamtlichen Verwaltung. Und so kommt es im Einzelfall vor, dass überhaupt kein Protokoll erstellt wird.
Ein von torismusbeitrag-so-nicht.de dokumentiert Fall betrifft die Sitzung des Ausschusses für Stadtplanung, Bauwesen, Umwelt und Verkehr (PLUV) am 16.9.2020. In der Sitzung wurden 13 Tagesordnungspunkte (darunter drei Bebauungsplanverfahren) und vier Anträge von Fraktionen behandelt. Mit welchem Inhalt und Ergebnis kann leider im Ratsinformationssystem (RIS) nicht nachgelesen werden. Die entsprechende Anfrage der tourismusbeitrag-so-nicht.de-Redaktion hat Jürgen Cron, Leiter des Amtes für Kommunales und Öffentlichkeitsarbeit, erfreulich umfassend und Transparenz schaffend beantwortet:
„Bezüglich des Protokolls haben unsere bisherigen Recherchen ergeben, dass das Protokoll vom damaligen Sachbearbeiter angefangen, jedoch nie fertig gestellt wurde. Da der ehemalige Kollege nicht mehr bei der Stadt beschäftigt ist, können wir hierzu auch kein Protokoll mehr liefern.“ Andere Ämter der Stadtverwaltung nehmen es mit den Niederschriften deutlich ernster. Seit vielen Jahre vorbildlich ist da die Kämmerei der Stadt, die die Protokolle von Sitzungen des Finanzausschusses fast immer am Tag danach erstellt.
Und diesbezüglich Konkurrenz vom Schulamt der Stadt bekommt. Das hat etwa die mehrseitige Niederschrift der Sitzung des Schulträgerausschusses ähnlich schnell erstellt. Wobei zur Ehrenrettung einzelner Protokollführer*Innen aus dem Stadtbauamt festzuhalten ist, dass die dort zu erstellenden Niederschriften wegen der Vielzahl der angesprochenen Sachverhalte häufig umfangreicher sind und mehr Arbeit machen. Was auch für die der Stadtratssitzungen gilt, die trotzdem oft schon nach einer Woche vorliegen.